Social Zense logotyp

Integritetspolicy Social Zense

Social Zense Sweden AB (nedan kallad ”Social Zense”) värnar om den personliga integriteten och är försiktiga vid behandling av personuppgifter. Vi följer dataskyddsförordningen och andra bestämmelser som gäller vid behandling av personuppgifter. Social Zense är ansvariga för behandlingen av dina personuppgifter. Vi försöker vara transparenta med vår hantering av personuppgifter. Vi försöker också att upprätthålla en bra balans mellan din integritet och Social Zense affärsmässiga intressen. 

I denna Integritetspolicy (”Integritetspolicyn”) beskriver vi hur, varför och vilka personuppgifter vi behandlar. Du får också information om varifrån vi samlar in personuppgifter, vem vi delar uppgifterna med och hur länge vi sparar dem. Du kan också läsa om när vi använder oss av automatiserade beslut och profilering samt hur du kan få tillgång till dina personuppgifter, ställa frågor till oss eller framföra synpunkter. 

1. Samtycke 

Genom att ta del av denna Integritetspolicy samtycker du till att vi behandlar dina personuppgifter i enlighet med denna Integritetspolicy. Om du inte vill att vi hanterar dina personuppgifter eller samtycker till sådan behandling ska du inte förse oss med personuppgifter. 

Nedan finner du information om vilka slags personuppgifter vi behandlar och hur vi kan komma att få/inhämta dessa uppgifter.  

2. Insamling av information på vår webbplats 

Liksom många andra webbplatser samlar Social Zense in uppgifter om webbplatsens besökare. Detta sker när du laddar in Social Zense hemsida, när/om du registrerar dig på vår webbplats, loggar in på ditt konto, skickar en förfrågan, deltar i en tävling och/eller när du loggar ut samt aktivt genomför en handling på vår webbplats. De personuppgifter vi kan komma att behandla om dig utgörs bland annat av namn, e-postadress, telefonnummer och adress. 

Dessutom tar vi automatiskt emot och sparar information från din dator och webbläsare, inklusive din IP-adress, uppgifter om programvara, hårdvara och den begärda sidan/begärda sidorna du besökt/besöker. 

3. Användning av personuppgifter 

Vi följer de grundläggande principerna som anges i dataskyddsförordningen vid all behandling av personuppgifter vi samlar in om dig.  

De personuppgifter vi samlar in från dig kan användas för att: 

  • Göra din upplevelse personlig och tillgodose dina personliga behov 

  • Administrera vår relation till er 

  • Tillhandahålla anpassade annonser 

  • Förbättra vår hemsida 

  • Förbättra vår kundservice och ditt behov av hjälp 

  • Kontakta dig via e-post 

  • Administrera en tävling, ett erbjudande eller en undersökning 

Vår tjänst kan innehålla länkar till andra webbplatser som inte drivs av oss. Om du klickar på en tredjepartslänk kommer du att styras till den tredje partens webbplats. Vi har ingen kontroll över och tar inget ansvar för innehållet, sekretess- eller Integritetspolicy eller praxis för tredje parts webbplatser eller tjänster. 

Den rättsliga grunderna för vår behandling av dina personuppgifter är samtycke från dig, fullföljande av avtal, Social Zense berättigade intresse, vår rättslig förpliktelse . Vill du rätta, radera, begränsa eller invända mot användningen av dina personuppgifter kan du göra det genom att skicka brev till Personuppgiftsansvarig, Sandelsgatan 23 B, 115 34 Stockholm eller skicka e-post till mattias@socialzense.se

Kundregister 

Vi för register över våra kunder. När kunden är en juridisk person så innehåller kundregistret personuppgifter i form av namn, e-postadress samt telefonnummer till vår kontaktperson hos kunden. När kunden är en fysisk person så innehåller registret även personuppgifter om postadress till kunden. Denna information är nödvändig att lagra för att vi ska kunna kommunicera med våra kunder och se till att exempelvis fakturor skickas rätt. 

Nyhetsbrev 

Vi skickar ut nyhetsbrev till de kunder som inte har avanmält sig, samt till andra som har visat intresse.

Bokföring 

Vår bokföring innehåller personuppgifter på de fakturor som vi har skickat till våra kunder. Det är samma personuppgifter som finns i vårt kundregister. 

E-post 

Våra mejlkonversationer med kunder innehåller personuppgifter i ostrukturerad form, framför allt namn och e-postadresser. 

Arbetssökande 

Vi sparar ansökningsformulären från alla personer som söker jobb hos oss. Informationen innehåller information om de sökandes namn, telefonnummer, e-postadress samt deras tidigare erfarenheter av liknande jobb. De sökande kan också själva välja att lägga till ytterligare personuppgifter om sig själva. 

4. Hur samlar vi in dina personuppgifter som kund 

Huvudsakligen samlar vi in personuppgifterna via det formulär som våra kunder fyller i när de registrerar sig som kunder alternativt när de tar en initial kontakt med oss. I samband med registreringen så får kunderna information om denna Integritetspolicy samt våra allmänna villkor. 

Det kan förekomma att vi komplettera dessa uppgifter via e-postkontakt eller telefonkontakt med kunden. I undantagsfall kan vi använda en söktjänst på internet för att samla in kundens adress när kunden är en fysisk person. 

De som söker arbete hos oss skickar ansöker via e-post (hänvisning via vår hemsida). 

5. Hur vi lämnar ut dina uppgifter till tredje part 

Vi säljer inte, handlar inte, eller på annat sätt överför inte personuppgifter till utomstående parter. Detta inkluderar inte betrodd tredje part som hjälper oss att driva vår webbplats eller vårt företag. Vi kan således dela dina personuppgifter med andra i den mån vi har ett uppdrag att utföra tjänster och uppfylla avtal vi har med dig. Delning med tredje part sker endast om tredje parten följer gällande lagstiftning samt godkänner att hålla informationen konfidentiell. 

Vi anser att det är nödvändigt att dela information med betrodd tredje part i syfte att undersöka, förhindra eller vidta åtgärder mot illegala aktiviteter, misstänkt bedrägeri, situationer som medför en potentiell risk för en persons fysiska säkerhet, brott mot våra användarvillkor eller andra tillfällen då lagen kräver så.  

Genom ditt samtycke kan dina personuppgifter kan komma att användas för marknadsföring och i marknadsundersökningar för att på så vis förse dig med en bättre upplevelse och förbättra och optimera kvaliteten på våra tjänster (till exempel, genom att visa innehåll som kan vara av intresse för dig och leverera mer relevant information till dig). I det fall du inte längre önskar motta marknadsföring kan du kontakta oss och ange att du inte önskar bli kontaktad i marknadsföringssyfte.


5.1 Analystjänster  


På våra webbsidor använder vi oss av analystjänster som tillhandahålls av tredje part. Dessa analystjänster samlar in bland annat din IP-adress och information om användningen och trafiken till vår webbplats för att hjälpa oss att utveckla och anpassa våra produkter och tjänster bättre. 

5.2 Kategorier av företag som är personuppgiftsbiträden till oss 

  • Tjänsteleverantörer som hjälper oss att anpassa våra tjänster utifrån våra användares upplevelse av tjänsterna, 

  • Leverantör av vår e-handelslösning,    

  • Leverantörer av marknadsföringstjänster. 

6. Informationsskydd 

Vi vidtar lämpliga tekniska, organisatoriska och administrativa säkerhetsåtgärder för att skydda de personuppgifter vi samlar in om dig och förhindra obehörig eller olaglig behandling och åtkomst, förlust, förstörelse eller skada på personuppgifter. 

Vi använder oss av avancerade krypteringsmetoder för att skydda känsliga uppgifter som överförs över internet. Social Zense skyddar dessutom dina uppgifter offline. Endast medarbetare som ska uträtta ett specifikt jobb (till exempel inom fakturering eller kundservice), får tillgång till personuppgifter. De datorer/servrar som används för att lagra personuppgifter lagras i en säker miljö. 

Vi utarbetar interna rutiner och arbetssätt för att dina personuppgifter ska hanteras på ett säkert sätt. Utgångspunkten är att endast arbetstagare och andra personer inom organisationen som behöver personuppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter ska ha tillgång till dem. Samtliga medarbetare lyder under strikt sekretess. Anställda på Social Zense är skyldiga att följa regler och rutiner samt denna Integritetspolicy. 

Hur länge en personuppgift sparas beror på vilken personuppgift det rör sig om och syftet med dess behandling. Företaget – Social Zense – sparar inte personuppgifter under en längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till de ändamål för vilka de samlades in. 

7. Användningen av Cookies 

På Social Zense webbplats använder vi cookies. En cookie är en liten textfil som lagras på din dator eller annan enhet som används för att komma åt webbplatsen. Det används för att följa vad du gör på webbplatsen. 

Vi använder vi oss av cookies för att förbättra ditt webbplatsbesök, våra tjänster och vår webbplats. Vi använder oss även av cookies för övergripande analytisk information avseende din användning av våra tjänster, för att spara funktionella inställningar och för att kunna rikta relevant marknadsföring till dig. Du har själv möjlighet att ändra inställningarna i din webbläsare för användningen och omfattningen av cookies. Exempel på sådan justering är att blockera alla cookies eller att radera cookies när du stänger ner din webbläsare. 

Social Zense använder re-marketing för att annonsera på tredje parts webbplatser efter att användare har besökt vår webbplats. Vår användning av cookies kopplas inte till personligt identifierbar information på vår webbplats. 

Genom att besöka våra webbsidor och genom att du accepterar cookies accepterar du vår användning av cookies. Du kan enkelt rensa cookies från dina webbläsarinställningar eller, om du vill, inaktivera dem helt och hållet. 

Observera dock att cookies aktiverar vissa funktioner på våra webbsidor och således kan Social Zense inte garantera att alla funktioner på våra webbplatser fungerar som avsett om cookies inte är aktiverat. 

8. Avsluta prenumerationer samt dina rättigheter 

Vi använder den e-postadress du förser oss med för att skicka information och uppdateringar som angår din tjänst, enstaka nyhetsbrev, relaterad produktinformation, nyheter om företaget med mera. Om du inte längre vill ta emot sådana meddelanden hittar du information om hur du avslutar prenumerationen i slutet av varje e-postmeddelande. 

Du som individ och användare av Social Zense webbplats och tjänster har rätt att begära att vi blockerar, utplånar eller rättar dina personuppgifter. Du har alltid rätt att återkalla ett lämnat samtycke och meddela att du motsätter dig fortsatt behandling av dina personuppgifter. Detta sker helt kostnadsfritt. Du som individ har rätt att kostnadsfritt, en gång per kalenderår, efter skriftligt undertecknad ansökan ställd till Social Zense på adressen ovan (under punkten 2 ”Användning av personuppgifter”) få besked om vilka personuppgifter som Social Zense behandlar om dig samt information om omfattningen och syftet med sådan behandling.  

Den registrerade kan begära ut all information som vi har lagrad om vederbörande. För att säkerställa att det är rätt person som begär ut informationen så ska en sådan begäran komma från den e-postadress som kunden tidigare har använt för att kommunicera med oss. I normalfallet så skickar vi uppgifterna till den registrerade påföljande vardag. 

På den registrerades begäran kan vi med omedelbar verkan radera alla personuppgifter om vederbörande, förutom de personuppgifter som vi måste spara för att fullgöra en rättslig skyldighet. 

9. Begära ut data om personuppgifter i material från våra kunder 

Observera att det är våra kunder som ansvarar för de personuppgifter som finns i det material som kunderna instruerar oss att arbeta med. Vi är endast personuppgiftsbiträde. Den som vill ta del av de personuppgifter som finns lagrade i materialet ska alltså kontakta den personuppgiftsansvariga, alltså vår kund. 

10. Uppdateringar i Social Zense Integritetspolicy 

Företaget, Social Zense Sweden AB, förbehåller sig rätten att revidera och omarbeta denna Integritetspolicy. Om Social Zense genomför några ändringar i Integritetspolicyn kommer dessa att publiceras på webbplatsen. Datumet för den senaste ändringen anges i slutet av Integritetspolicyn. Du rekommenderas därför att läsa denna Integritetspolicy regelbundet för att uppmärksamma eventuella ändringar. Om vi ändrar Integritetspolicyn på ett sätt som väsentligt skiljer sig från vad som angavs när ditt samtycke samlades in, kommer vi att underrätta dig om dessa förändringar och vid behov be dig om att på nytt samtycka till Social Zense Integritetspolicy. 

11. Personuppgiftsincident 

Om det sker en personuppgiftsincident, alltså att personuppgifter som vi är personuppgiftsansvariga för, kommer i orätta händer, så kommer vi omedelbart att anmäla detta till 

Integritetsskyddsmyndigheten (IMY). Vi kommer avgöra i varje enskilt fall huruvida vi meddelar detta till den/de registrerade. 

Vi hoppas att denna Integritetspolicy tydliggör hur vi hanterar dina personuppgifter och att du känner dig trygg med det, men om någonting är oklart tar vi tacksamt emot feedback och besvarar dina frågor. Vi vill även upplysa dig om att du har rätt att inge klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten för det fall du anser att vår personuppgiftsbehandling kränker dina rättigheter och intressen enligt gällande lag. 

12. Lagring av personuppgifter 

Hur länge en personuppgift kommer att sparas beror på vilken personuppgift som det rör sig om och syftet med dess behandling. Social Zense sparar inte personuppgifter under en längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till de ändamål för vilka de samlades in, om inte annat föreskrivs i lag. 

De uppgifter som vi registrerar avseende kund, efter godkännande, kommer att lagras så länge som respektive konto är aktivt eller under pågående avtalsrelation. När en kund inte har varit aktiv kund på två år så raderar vi dess personuppgifter. I samband med detta så blir kunden också avregistrerad från vårt nyhetsbrev. Den som vill fortsätta vara kund, men avstå från vårt nyhetsbrev, kan anmäla det via e-post. 

Vi förverkar alla verifikationer i bokföringen efter sju år samt raderar datafilen efter tio år. Detta enligt gällande svensk lagstiftning. 

Den som registreras som jobbsökande raderas efter två år. 

13. Överföring av personuppgifter till tredje land 

Våra medarbetare arbetar i huvudsak från Sverige. Då vi är en distansarbetsplats kan det dock förekomma att medarbetare tillfälligt vistas i andra länder och jobbar därifrån. Medarbetarna kan fritt välja att arbeta tillfälligt från valfritt land inom EES. I händelse av att en medarbetare kommer arbeta från ett land utanför EES, så kallat tredje land, så kommer vi varje enskilt fall avgöra ifall det kan göras på ett säkert sätt utan att riskera att personuppgifter behandlas på ett felaktigt sätt. I de fall vi bedömer att detta är möjligt så upprättar vi ett särskilt avtal med medarbetaren som reglerar hur personuppgifterna får behandlas i tredje land. Behandlingen i tredje land kommer i dessa fall endast utföras av vår svenska personal på datorer med svenska operativsystem som de tar med sig från Sverige när de reser. 

14. De som kan ta del av uppgifterna 

Personuppgifterna är tillgängliga i sin helhet för utvalda delar av vår personal som kommer att ta del av uppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter.  

När personuppgifter ska behandlas av ett personuppgiftsbiträde upprättas ett så kallat personuppgiftsbiträdesavtal. Vi använder personuppgiftsbiträden för olika typer av tjänster så som bokföring, fakturering, webbhotell, hantering och leverantör av e-post, hantering av vårt CRM-system och marknadsföring.

15. Vår roll som personuppgiftsbiträde 

Personuppgiftsansvarig är den som bestämmer för vilka ändamål uppgifterna ska behandlas och hur behandlingen ska gå till. Personuppgiftsbiträde är den som behandlar personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning. 

Social Zense är personuppgiftsbiträde om Social Zense behandlar personuppgifter för en personuppgiftsansvarigs räkning, till exempel vår kund. En del av våra kunder instruerar oss att arbeta med material som innehåller personuppgifter. Vi blir personuppgiftsbiträde för dessa kunders räkning. 

Då upprättar vi ett personuppgiftsbiträdesavtal med kunden. Eftersom vi på förhand inte vet huruvida materialet från våra kunder innehåller personuppgifter eller inte så är det upp till kunden att informera oss om när materialet innehåller personuppgift och att ett personuppgiftsbiträdesavtal måste upprättas. Vi upplyser alltid våra nya kunder om detta för att inte riskera att vi arbetar med personuppgifter utan att ett personuppgiftsbiträdesavtal upprättas. 

Det är personuppgiftsansvariga (våra kunder) som samlar in personuppgifterna. Vi hanterar dem endast enligt de instruktioner som vi får från personuppgiftsansvarig. 

16. Underbiträden 

De personuppgifter som vi hanterar som personuppgiftsbiträden för våra kunders räkning lagrar vi i de tjänster som beskrivs ovan under punkt. 3. När det rör sig om personuppgifter som våra kunder är ansvarig för, så agerar våra personuppgiftsbiträden istället som underbiträden. Som kund samtycker du till att vi använder underbiträden så som beskrivs under punkt 3. 

Personuppgifterna lämnas inte ut till någon annan än de underbiträden som beskrivs ovan. Vi kommer aldrig anlita underleverantörer för att transkribera det material som våra kunder skickar till oss. 

16. Säkerhetsrutiner i vår roll som personuppgiftsbiträde 

När kunder anlitar oss som personuppgiftsbiträde ger vi tillräckliga garantier för att behandlingen uppfyller kraven i dataskyddsförordningen och säkerställer att den registrerades rättigheter skyddas. 

Vår personal behandlar personuppgifter enbart enligt instruktion från personuppgiftsansvarig. Social Zense personal är bundna av sekretessavtal där de förbinder sig att inte lämna ut någon information alls från det material som de arbetar med, ej heller information om vilka uppdragsgivare vi arbetar med eller vilka ämnen som materialen behandlar. Vi arbetar bara på platser där ingen kan se skärmen eller höra ljudet från hörlurarna. 

När vi har arbetat färdigt med materialet så raderar vi det från våra egna datorer samt från vår molntjänst, därefter är det endast kunden som har tillgång till materialet. Om det finns indikationer från kund att vi behöver återanvända materialet sparas det i vår molntjänst för effektivare hantering. Dock lagras material endast under max ett år. 

Om det sker en personuppgiftsincident, alltså att de personuppgifter som finns lagrade i våra kunders material, skulle hanteras felaktigt, så kommer vi anmäla det till personuppgiftsansvarig, det vill säga vår kund, som i sin tur anmäler detta till Integritetsskyddsmyndigheten samt kan informera den registrerade. En personuppgiftsincident kan bero på felaktig hantering hos oss, hos någon av våra underleverantörer, eller på grund av ett dataintrång. 

 

För frågor gällande Integritetspolicyn för Social Zense Sweden AB kontakta personuppgiftsansvarig: 

Mattias Persson (VD) 

E-post: mattias@socialzense.se 

Telefon: +46 72 322 44 01 

 

Senast uppdaterad den 6 april  2023